Процедуры, выполняемые подразделениями, составляют второй уровень документов системы качества. Каждая процедура представляет собой документ, описывающий общие процедуры (т.е. без поименного перечисления исполнителей). Такой документ может включать в себя структурную схему подразделения с распределением функциональных обязанностей. Введение таких процедур очень полезно, т.к. дает возможность структурным подразделениям увидеть все функциональные взаимосвязи и обязанности друг друга.

Документ должен включать ответы на следующие вопросы:

• что? (функции подразделений);
• кто? (организационная структура, обязаннсоти, ответственность, функции и роль каждого);
• как? (ссылка на инструкцию, где объясняется, как именно выполняются операции);
• с кем? (кто является поставщиком и заказчиком подразделения).

Рабочие инструкции представляют собой третий (нижний) уровень документов системы качества. Данные инструкции описывают шаг за шагом, как может быть выполнена конкретная простая операция производства, сборка, установка оборудования, поддержание его в рабочем состоянии и т.д.

Также рабочие инструкции устанавливают, как может быть проконтролировано качество продукции, какие средства могут быть использованы, какое измерительное оборудование может быть применено и т.п.